O que fazer com uma reunião corporativa que poderia ter sido um e-mail?
Essas reuniões acontecem com mais frequência do que você imagina. Inclusive, a recorrência desse problema de comunicação interna é causa de muito mal-estar e falta de engajamento dos funcionários…
Na verdade, a situação é tão popular que, acredite ou não, inúmeras lojas na internet oferecem o seguinte produto, tirando sarro da situação:
Bem, não é fácil admitir quando reuniões são desnecessárias ou chatas. Por outro lado, reconhecer é o primeiro passo para mudar e ter reuniões muito mais produtivas e colaboradores motivados.
No entanto, reconhecer o problema pode ser um tanto desconfortável. Afinal, o que define a necessidade de uma reunião? E a importância do tema? O que dizer então da extensão das discussões?
Reunião corporativa: como saber quando devo apenas enviar um e-mail?
Antes de convocar um encontro com os seus funcionários, pense sobre o tema que será discutido. Depois, reflita sobre quem realmente precisa escutar o que você vai falar: a equipe toda ou apenas os coordenadores de cada time?
Em seguida, estruture os tópicos que serão abordados. Se ficarem claros o suficiente apenas com a estruturação escrita, talvez enviar um e-mail seja a melhor opção.
Observe seus pontos de contato (colaboradores que devem estar presentes). Uma comunicação efetiva, sem ruídos, pode ser realizada apenas por e-mail, com a possibilidade dos funcionários tirarem as dúvidas com você se necessário? Então, opte pelo e-mail.
No final, essa decisão irá impactar positivamente na otimização de tempo do seu pessoal. E acredite: eles irão agradecer por isso.
A importância de realizar reuniões colaborativas
Um dos grandes problemas de realizar reuniões corporativas desnecessárias é o risco de despencar a taxa de engajamento dos colaboradores – principalmente se eles já sinalizaram esse incômodo e as reuniões continuam acontecendo…
Pense que a reunião é um momento que precisa ser colaborativo. Caso contrário, sua equipe não vai engajar.
Por sua vez, o engajamento só surge quando as pessoas se sentem parte ativa das decisões que são tomadas. Assim, sua equipe precisa sentir que está construindo algo maior, trabalhando por um propósito.
Mas claro, reuniões não são bichos de sete cabeças e você não deve evitá-las a todo custo – até porque elas também são necessárias para alcançar bons resultados.
A reunião corporativa vai acontecer: o que fazer?
Uma vez marcada, você, gestor, deve se esforçar para que ela seja realmente produtiva. Mais uma vez: estruture seus tópicos, prepare o que você vai falar, seja gentil, honesto e aponte objetivamente o problema a ser resolvido. Além disso, não esqueça de deixar espaço para as outras pessoas se expressarem.
Uma das técnicas que pode ajudar é o método FCA: Fato > Causa > Ação.
Por exemplo:
Fato: estou com um baixo número de conversões no meu produto principal.
Causa: despreparo da equipe de vendas.
Ação: fazer treinamentos e aperfeiçoamento de técnicas com a equipe de vendas.
Dessa forma, os apontamentos feitos na reunião se tornam muito mais diretos, sem enrolação. Toda a energia é voltada para o reconhecimento e solução do problema.
Como o SMark CRM ajuda a construir uma reunião produtiva?
Uma reunião comercial objetiva começa com a apresentação de resultados e indicadores que sinalizem com clareza para onde está indo a sua empresa.
Através do compartilhamento dessas informações com a equipe de vendas, o gestor ajuda no desenvolvimento do time e faz uma reunião focada em resultados, saindo daquele nível de pressão emocional que caracteriza os modelos de gestão baseados no medo.
Com ele, você consegue armazenar todas as informações relevantes, levantadas durante o ciclo de vendas. Essas informações ficam centralizadas em um software amigável, prontas para serem acessadas durante as reuniões, guiando os tópicos de conversa.
Além disso, o SMark permite que você tenha acesso a:
- Oportunidades em aberto;
- Fechamentos;
- Funil de vendas de vendedores;
- Relatórios com indicadores;
- Histórico completo de ações de venda;
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