Reunião produtiva: 5 passos para otimizar os encontros de equipe

Não é fácil construir uma reunião produtiva. Acredite, leva anos de experiência como gestor, além de necessitar de um excelente conhecimento de equipe. Porém a tarefa não é impossível… 

No entanto, se você pensa que as reuniões improdutivas perdem apenas o tempo da equipe, você está enganado. 

Esse raciocínio é raso e deve ser aprofundado. Segundo uma pesquisa divulgada pelo Google, reuniões que não levam a lugar algum também custam dinheiro. Nos Estados Unidos, por exemplo, mais de 30 bilhões de dólares são desperdiçados anualmente graças ao problema. 

Reunião produtiva: encontros necessários ou dispensáveis?

O primeiro passo para começar a otimizar os encontros de equipe é refletir sobre a necessidade da reunião. A conferência é realmente necessária ou é apenas mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail? 

Mas como saber qual a melhor decisão a ser tomada? Bem, para isso você precisa conhecer a sua equipe como a palma da sua mão. Saber se os seus colaboradores são responsáveis o suficiente para executarem as tarefas solicitadas num e-mail é fundamental. 

Além disso, é preciso saber se eles se sentem confortáveis em tirar dúvidas de maneira virtual. Levando em consideração esse cenário, não há nada de errado em consultar a equipe para saber sua preferência. 

Ah! Uma dica rápida sobre isso: deixe o bom senso falar mais alto. 

Dicas práticas para construir reuniões vantajosas

1 – Construa uma pauta

A reunião precisa ter uma pauta. Deve estar claro para todos onde o assunto vai começar e onde ele vai terminar. Além disso, é necessário passar pelos resultados que realmente foram alcançados sem jamais deixar de lado o esforço da equipe para fechar os números de vendas. 

No caso de uma reunião do Comercial, fique atento às métricas principais: número de visitas, índice de qualidade dos leads trabalhados, a origem desses leads e a taxa de conversão de cada uma das pessoas que compõem o comercial em cada fase do funil de vendas. Assim, fica mais fácil entender o resultado da equipe sem apontar culpados. 

Ao agirmos dessa maneira, desenvolvemos melhor o time comercial e não olhamos somente para o resultado final. Quando entendemos o processo por trás dos resultados, temos uma ideia melhor do que queremos mudar ou otimizar. 

2 – Entenda que não há mais espaço para reuniões de vendas embasadas no passional

Há um tempo atrás, as reuniões comerciais seguiam o cenário tradicional de um chefe cobrando os resultados dos seus subordinados. A pressão criada para bater metas era imensa, os debates eram calorosos e havia muito emocional envolvido: praticamente não se discutia de forma saudável com a equipe sobre processo de vendas. 

Não há mais espaço para embates passionais em reuniões comerciais. 

Hoje, a figura do chefe foi substituída pela do líder/gestor. Os subordinados são colaboradores e têm maior liberdade para conversar com seus coordenadores. Dessa forma, fica muito mais fácil abordar o comprometimento de cada membro da equipe quanto ao resultado final. 

3 – Entenda que reuniões de disputa não levam a nada

Não é incomum presenciar reuniões em que o gestor e o vendedor discutem sobre o porquê dos maus resultados. Nelas, o vendedor acaba responsabilizando o preço pela decaída nas vendas, enquanto o gestor denuncia que o vendedor não conseguiu gerar valor suficiente. Isso é uma reunião de disputa.

E o spoiler é: nenhum dos lados vence. 

Qualquer ponto levantado em uma reunião merece atenção cuidadosa. Tudo bem apontar empecilhos de venda como o preço ou geração de valor, mas eles não podem ser meras acusações. Dessa forma, nada será resolvido. 

Aqui, é preciso maturidade para encarar os problemas e encontrar uma resolução: qual estratégia deve ser tomada para resolver esses entraves? A partir daí, a equipe deve se comprometer com os resultados e realizar testes A/B periódicos. 

4 – Esteja pronto para desconstruir suas convicções

Se desapegue do que você entende por verdade. Afinal, você já pensou que pode estar preso nas suas convicções? 

Esteja sempre preparado para ouvir com respeito as opiniões diferentes e saiba que não há nada de errado em desconstruir seus saberes e seguir por outro caminho. 

Nada é estático. 

5 – Tenha foco

Para que a reunião seja realmente produtiva, é necessário implantar o que foi decidido no dia a dia. Em outras palavras: não podemos perder o foco na estratégia. No entanto, focar na estratégia não deve ser confundido com o simples trabalho árduo. 

Afinal, o foco faz com que a gente olhe para os números e se comprometa a bater as metas obedecendo a estratégia que foi decidida. Assim, se não chegarmos ao resultado esperado, podemos refletir mais facilmente sobre o que deu errado. 

Como o SMark CRM ajuda a tornar sua reunião mais produtiva?

O uso de um sistema de CRM pode ser decisivo para alavancar os resultados – e também as suas reuniões.

Afinal, nele você consegue cadastrar e ter acesso fácil e rápido a informações objetivas, cruciais para o decorrer da reunião. No SMark CRM, por exemplo, você consegue ver o número de visitas feitos por cada vendedor, o tempo que duraram e outras informações importantes sobre os leads e o desempenho da equipe. 

Chega de perder tempo (e dinheiro) com reuniões que não levam a nada. Acredite: o SMark pode ajudar – e, além disso, vai ficar muito mais fácil implementar todas as dicas dadas nesse post. 

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