Planilhas X CRM: por que substituir planilhas por um software?

Você já pensou em substituir planilhas por um software? 

Quando estamos começando um negócio, é até possível utilizar planilhas para administrar o processo de vendas, a carteira de clientes e os prospects. No entanto, quando o negócio começa a crescer e você precisa se preocupar em se tornar escalável… 

É, parece que nesse caso as planilhas deixam de ser a solução ideal. 

Afinal, é comum que, conforme sua empresa vá crescendo, aumentem também os desafios para gerenciar o time de vendas e a carteira de clientes. 

Dessa forma, devido ao baixo custo, as planilhas costumam ser uma ferramenta muito utilizada para cadastrar as informações dos clientes. No entanto, seu uso generalizado pode acarretar em muitos problemas para o negócio.

E nós falaremos desses problemas agora. 

Substituir planilhas por um software de CRM: problemas comuns causados pelas planilhas

1. Desatualização dos dados

Dados desatualizados são um dos maiores vilões para a produtividade do seu negócio. Afinal, como trabalhar em cima de informações defasadas? 

Vamos ser sinceros: não tem como – a não ser que você esteja aberto a sacrificar os seus resultados…

Considerando esse cenário, nossa pergunta é: você consegue atualizar suas planilhas todos os dias? Sim, esse é um dos principais contras quando falamos em planilhas eletrônicas. Isso ocorre porque há grandes chances de você errar na hora do preenchimento – aqui, os riscos estão maximizados. 

Nem precisamos dizer o quanto isso pode ser prejudicial para a equipe de vendas, para o atendimento do cliente e para reter um histórico de relacionamento, não é? 

2. Controle de follow-up ineficiente

Ter uma lista centralizada de contatos no Excel também não é fácil. Você já parou para pensar em quantos negócios podem ser perdidos simplesmente porque um vendedor esqueceu de retornar um telefonema ou enviar um e-mail? 

Retornar a um cliente perguntando se ele aceitou seu orçamento, cobrar retorno de uma proposta comercial e acompanhar tudo o que está acontecendo é fundamental para o processo de venda. 

Sendo assim, o follow-up não deve ser subestimado. Afinal, ele representa uma etapa que garante um bom relacionamento com o cliente e contribui para a sua satisfação. 

Em mundo de Customer Success, quem se preocupa com o follow-up é rei. 

3. Gerenciamento muito superficial da carteira de clientes

Você sabe quantas empresas estão interessadas em seus produtos e serviços? Quantas pediram orçamentos? E quantas estão analisando sua proposta? 

Com essas informações é possível calcular a média do número de telefonemas que um vendedor precisa fazer para fechar um negócio e prever quantos contratos serão fechados no mês. Muito útil, né? Você teria previsibilidade nos seus resultados!

Num primeiro momento, as planilhas podem até ajudar a controlar as vendas. No entanto, à medida que o seu negócio vai se tornando escalável, elas não conseguem oferecer um gerenciamento de clientes sem bagunças. 

4. Falta de mobilidade e praticidade

Mesmo que você possua o menor e mais leve dos notebooks, levá-lo para cima e para baixo por causa das planilhas é bastante exaustivo. Além disso, seus colaboradores também precisarão fazer essa locomoção quando tiverem reuniões externas… 

Independente da sua ferramenta de acesso, nenhuma planilha vai ter a mesma mobilidade que um sistema de CRM. Numa plataforma como o SMark CRM, por exemplo, todas as informações importantes ficam centralizadas no sistema, que também tem uma versão app – para tornar tudo muito mais fácil e prático. 

Sim, com o SMark CRM, todos os gráficos, relatórios, estatísticas e histórico de relacionamento estão na palma da sua mão. 

5. Dificuldades para trabalhar em equipe

Utilizando planilhas você consegue verificar quais vendedores atingiram as metas? Qual deles fez mais visitas, telefonemas e reuniões?

Bem, a verdade é que você pode até conseguir, mas com certeza vai precisar analisar os dados por um bom período de tempo. Tempo esse que poderia ser investido em coisas mais importantes, como aperfeiçoamento da estratégia e novas táticas comerciais. 

Além de ficar no caminho na hora de extrair essas informações de gestão, as planilhas limitam (MUITO!) o trabalho colaborativo entre os profissionais de diversas áreas da empresa. Ter informações centralizadas e trabalhar de forma integrada, além de agilizar as tarefas, traz melhores resultados para o seu negócio.

Como o SMark CRM ajuda a otimizar o seu negócio?

O uso de um CRM de vendas pode ser decisivo para alavancar resultados. No entanto, sua utilidade não termina por aí. 

Afinal, as vendas também se fazem acompanhando constantemente os métodos e comportamento dos vendedores. Em outras palavras: é preciso ter um processo de vendas claro e um bom monitoramento de desempenho para se ter sucesso. 

Com o SMark CRM, você consegue exercer esse controle de equipe e muito mais. Ele ainda permite que você tenha acesso a:

• Oportunidades em aberto;
• Gestão completa do pós-venda;;
• Funil de vendas de vendedores;
• Taxas de conversão em cada fase;
• Relatórios com indicadores;
• Histórico completo de ações de venda;

Visite nossa página e descubra tudo o que o SMark CRM pode fazer pela sua empresa. 

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A SMark conta com mais de 20 anos de mercado e trabalha para ser o parceiro ideal na implementação da sua estratégia comercial, gerando conhecimento, inovação e tecnologia. Nossa missão é levar eficiência E GESTÃO para o seu setor de vendas. Acesse o site AQUI, acompanhe nossas páginas no Facebook AQUI e no LinkedIn AQUI e nosso canal no Youtube.