Como abandonar as planilhas e aproveitar ao máximo o uso do CRM

Então, você decidiu que quer usar um programa de Customer Relationship Management, popularmente conhecido como CRM, em seu trabalho. Mas, como largar de vez aquelas planilhas do Excel e tirar o máximo proveito dessa ferramenta?

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A inserção

O primeiro passo é convencer os gestores da companhia sobre as vantagens do CRM. Os administradores do negócio devem entender que o uso do software não se limita em agilizar o dia a dia da equipe de vendas. O gestor tem de perceber que a novidade é importante para a tomada de decisões, pois oferece métricas que são fundamentais.

A partir disso, as reuniões periódicas entre o time das vendas e o gerente comercial – momento em que são analisados os negócios em andamento, possíveis prospects etc – devem ser baseadas nos indicadores apresentados pelo CRM. Contudo, são necessários alguns cuidados.

O ‘ótimo’ é inimigo do ‘bom’

Ter um grande número de indicadores não significa que vai haver uma gestão eficiente. Deve-se pensar em quais sinalizadores são adequados para sua empresa. Por isso, escolha três ou quatro, no máximo. Dê atenção para aqueles que auxiliam nas tomadas de decisões. Não adianta ter números para olhar e achar bonito, eles devem ajudar no direcionamento de suas ações e serem práticos para sua estratégia. Por exemplo: a empresa, muitas vezes, está mais preocupada em saber quantas ligações – ou visitas – um vendedor fez do que quantos negócios o mesmo vendedor tem nas fases do funil de vendas.

 

Um detalhe importante: os indicadores variam em função da maturidade do modelo de gestão adotado. O bom indicador de hoje pode não ter o mesmo peso para a tomada de decisão daqui um ano.

Como abandonar as planilhas de vez?

Em alguns casos, a equipe de vendas não possui um método unificado para trabalhar. Cada vendedor sabe de si e se reporta para o gerente comercial. É aí que entra a principal vantagem de usar o CRM – aquela que faz que você largar a vida das planilhas –, que é o fato de o software trabalhar com indicadores globais. Ou seja: de todos os vendedores e negócios. Dessa forma, as informações de toda a equipe e das carteiras de negócios ficam em um repositório de dados centralizado, de fácil acesso e possibilitando a melhor tomada de decisão de acordo com a estratégia da companhia.

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